MEMPERSIAPKAN PENGELOLAAN
ADMINISTRASI KAS BANK
Dalam kehidupan sehari-hari, kas
sangat penting baik dalam rumah tangga konsumsi maupun rumah tangga produksi
(perusahaan). Hampir setiap kegiatan dalam perusahaan berkaitan dengan dana
kas.
Dalam
akuntansi keuangan pos neraca disisi aktiva yang pertama-tama dibahas adalah kas.
Kas bagi setiap perusahaan merupakan jenis aktiva yang mempunyai nilai yang
tinggi dan amat penting, sehingga paling banyak disalah gunakan atau sering
terjadi penyelewengan.
Agar tidak
ada penyelewengan sekecil mungkin maka perlu adanya pengawasan terhadap kas dan
dibuat sistim prosedur mengenai penerimaan dan pengeluarannya. Kas kas sifatnya
antara lain Volume fisik kecil nilainya tetap (sebesar nilai nominal), tidak
adanya identifikasi pemilikan dan sangat mudah untuk dipindahtangankan, maka
untuk mencegah terjadinya penyelewengan perlu diadakan pengawasan yang ketat
terhadap kas.
Kas adalah
alat pembayaran yang siap dan bebas dipergunakan untuk membiayai kegiatan umum
perusahaan. Kas dapat berupa uang tunai atau simpanan pada bank yang dapat
digunakan dengan segera dan diterima sebagai alat pembayaran sebesar nilai
nominalnya.
Komposisi Kas
Yang termasuk kas antara lain :
a. Uang
kertas dan logam
b. Chek
dan Bilyet Giro
c.
Simpanan
di Bank dalam bentuk giro
d.
Traveler’s
Chek yaitu cek yang dikeluarkan khusus untuk perjalanan ( Turisme Bisnis ).
e.
Momey
Order yaitu surat penting membayar sejumlah uang tertentu berdasarkan
keperluan
pengguna.
f.
Cashier’s
Chek yaitu cek yang dibuat oleh suatu bank untuk suatu saat dicairkan di bank
itu
juga.
g.
Bank
Draft yaitu cek atau perintah membayar dari suatu bank yang mempunyai rekening
di
bank lain, yang dikeluarkan atas permintaan seseorang atau nasabah melalui
penyetoran
lebih dulu di bank pembuat.
Ciri-ciri kas adalah dapat digunakan
segera sebesar nilai nominalnya, sehingga yang tidak dapat digunakan sebagai
alat pembayaran dan tidak sesuai dengan nilai nominalnya tidak dapat
digolongkan sebagai kas antara lain :
a.
Cek mundur (Past deted check)
b.
Deposito berjangka (certificate of deposit)
c.
Wesel/promes (Notes)
d.
Surat berharga (Marketable Securities)
e.
Kas yang disisihkan untuk tujuan tertentu dalam
bentuk dana (Funds)
Misalnya disisihkan untuk pembayaran deviden,
untuk pelunasan pinjaman obligasi dan lain-lain
sesuai dengan uraian diatas, maka fungsi kas
dalam suatu perusahaan sangat penting, karena
hampir setiap kegiatan yang dilakukan oleh
perusahaan selalu berkaitan dengan kas.
Pengawasan Kas
Menurut sifatnya kas mudah untuk dibawa dan
dipindahtangankan serta tidak ada idemntifikasi
pemiliknya. Oleh sebab itu kas sering terjadi
sasaran kecurangan-kecurangan. Sehingga perlu
diadakan pengawasan terhadap kas. Kecurangan
yang terjadi antara lain sebagai berikut :
1. Hasil penagihan kas tidak dicatat, tetapi
digunakan untuk kepentingan pribadi.
2. Saldo kas tidak dilaporkan dalam keadaan yang
sesungguhnya atan memanipulasi antara kas
masuk dan keluar.
3. Penundan pencatatan penerimaan kas dari piutang
sampai pada waktu penerimaan kas dari
piutang berikutnya.
4. Penggunaan uang atau cek untuk kepentingan
pribadi, tetapi dicatat sebagai beban perusahaan.
Agar kas tidak disalahgunakan atau tidak
menimbulkan kecurangan-kecurangan, maka perlu
diadakan pengawasan terhadap kas antara lain
sebagai berikut :
1.
Penerimaan Kas
Karena uang yang diterima oleh perusahaan adalah
berbagai sumber seperti penjualan tunai,
pelunasan piutang dan pinjaman, maka prosedur
pengawasan dapat dilakukan dengan cara
sebagai berikut :
a. Diadakan pembagian tugas antara fungsi
penerimaan, pencatatan dan penyimpaanan kas.
b. Setiap penerimaan kas dibuatkan bukti penerimaan
kas dan segera dicatat, kemudian disetorkan
ke bank
c.
Dibedakan antara fungsi pengelolaan kas dan
pencatat kas
d.
Dibuat laporan kas setiap hari.
e. Secara intern tanpoa pemberitahuan terlebih dulu
diadakan pemeriksaan kas.
2.
Pengeluaran kas
Pengeluaran uang dalam suatu perusahaan adalah
untuk membayar berbagai macam transaksi,
maka prosedur pengawasannya dilakukan dengan
cara sebagai berikut :
a. Semua Pengeluaran uang yang relatif cukup besar
menggunakan cek
b. Dibuat laporan kas setiap hari
c. Dipisahkan antara yang menulis cek,
menandatangani cek dan yang mencatat pengeluaran
perusahaan.
d. Diselenggarakan kas kecil untuk pengeluaran yang
jumlahnya relatif kecil dan yang sifatnya
rutin.
e.
Diadakan
pemeriksaan dalam jangka waktu yang tidak ditentukan.
Pemeriksaan Kas
Pemeriksaan kas dapat dilakukan secara
mendadak tanpa memberitahukan terlebih dahulu dengan cara sebagai berikut :
1.
Mencocokkan
saldo kas perusahaan dengan keadaan fisik uang yang ada pada kas
perusahaan
dan benda-benda yang ada dalam kas perusahan.
2.
Mengadakan
pengujian terhadap catatan-catatan dengan kegiatan-kegiatan perusahaan
seperti perusahaan menyimpan
uang di bank atau pengeluaran dengan menggunakan
cek.
Perhitungan Kas
Perhitungan kas dapat dilakukan oleh petugas yang tidak bersangkutan dengan
pengelola kas dan saksi-saksi yang telah ditunjuk. Hasil perhitungan harus
dilaporkan secara terperinci mengenai jenis, banyaknya nilai per satuan, dan
jumlahnya harus sama dengan catatan pada laporan kas, kemudian dibuat berita
acara.
Perhitungan kas secara garis besar didapat dari :
Saldo kas pada wal periode Rp. Xxx
Ditambah
Jumlah penerimaan kas selama periode yang
bersangkutan Rp. xxx +
Rp.
xxx
Dikurangi
Jumlah pengeluaran kas selama periode yang
bersangkutan Rp. xxx -
Saldo kas pada akhir periode Rp.
xxx
Berita acara perhitungan kas dapat dibuat sebagai berikut :
PT. CAHAYA PERMI
Berita Acara Perhitungan
Kas
Tanggal 25 Juli 2009
a.
Menurut Catatan Kas
Saldo Kas tanggal 10 Juli 2009 Rp.
12.400.000,-
Penerimaan kas di tanggal 15 Juli 2009
Sampai dengan 25 juli 2009 Rp. 30.500.000,-
Rp.
42.900.000,-
Pengeluaran
kas dari tanggal 10 Juli
Sampai dengan
25 Juli 2009 Rp. 28.750.000,-
Rp.
14.150.000,-
b. Perhitungan
fisik Saldo kas
Saldo Kas Sebesar Rp. 14.150.000,- terdiri dari :
1. Uang Kertas
85 lembar @
Rp. 100.000,- Rp. 8.500.000,-
24 lembar @
Rp. 50.000,- Rp. 1.200.000,-
55 lembar @ Rp.
20.000,- Rp. 1.100.000,-
29 lembar @ Rp.
10.000,- Rp. 290.000,-
40 lembar @ Rp.
5.000,- Rp. 200.000,-
43 lembar @ Rp.
1.000,- Rp. 43.000,-
91 lembar @ Rp. 500,- Rp. 45.500,-
Jumlah uang
kertas……………………………….. Rp. 11.378.500,-
2.Uang Logam
10 Keping @ Rp. 1.000,- Rp. 10.000,-
23 Keping @ Rp.
500,- Rp. 11.500,-
Jumlah uang
logam …………………………….. Rp. 21.500,-
Jumlah uang kartal……………………………… Rp. 11.400.000,-
3.
Uang
giral ( benda-benda kas lainnya )
1 lembar cek
BI @ Rp. 1.500.000,-
1 lembar cek
BRI @ Rp. 1.250.000,-
Rp. 2.750.000,-
Jumlah fisik kas tanggal 25 Juli 2009 Rp. 14.150.000,-
 |
MENGHITUNG MUTASI KAS BANK
Selisih kas yaitu perhitungan
uang kas yang menunjukkan bahwa saldo kas menurut catatan tidak sama dengan
hasil perhitungan kas secara fisik atau ada selisih kas.
Perbedaan dapat terjadi karena :
1.
Kesalahan
pencatatan kedalam jurnal penerimaan kas ataupun pengeluaran kas.
2.
Adanya
penerimaan dan pembayaran yang dibulatkan keatas/kebawah karena tidak ada
uang
reseh.
3.
Adanya uang palsu
4.
Sebab-sebab
yang sama sekali tidak dapat diketahui
Dengan demikian apabila ada selisih yang terjadi karena ada kesalahan
pencatatan atau sebab lain yang diketahui jelas, maka untuk memperbaikinya
harus dibuat jurnal koreksi.
Contoh 1
Saldo rekening kas pada tanggal 31 Maret 2009 Rp. 6.580.000,- tetapi
berdasarkan perhitungan fisik menunjukkan jumlah Rp. 6.850.000,- setelah dikoreksi ternyata pembelian
peralatan kantor secara tunai pada tanggal 22 Maret 2009 sebesar Rp.
2.580.000,- dicatat Rp. 2.850.000,- maka selisih kas adalah Rp. 2.850.000,- Rp.
2.580.000,- = Rp. 270.000,-
Jurnal Koreksi
|
Tanggal
|
Uraian
|
Debet
|
Kredit
|
|
31/03/09
|
Kas
Peralatan Kantor
|
Rp. 270.000,-
|
Rp. 270.000,-
|
Dari contoh diatas maka apabila
terjadi selisih kas dapat kita perhatikan hal-hal sebagai berikut :
1. Apabila
kesalahan mencatat terlalu besar, perbaikannya ditulis disisi yang berlawanan
sebesar kelebihan.
2. Apabila
kesalahan mencatat terlalu sedikit/rendah, perbaikannya ditulis disisi yang
sama sebesar kekurangannya.
3. Jika
selisih yang terjadi karena sebab-sebab yang belum atau tidak diketahui maka
selisih kas yang terjadi ahrus ditampung didalam selisih kas.
Contoh : selisih kas yang terjadi
dengan tidak diketahui sebabnya :
1. saldo
kas bank tanggal 30 Juli 2009 berjumlah Rp. 18.850.000,- tetapi jumlah uang kas
yang ada sebenarnya Rp. 18.890.000,- setelah diteliti tidak ditemukan sebabnya.
Maka selisihnya dimasukkan ke rekening selisih kas dengan jumlah.
|
Tanggal
|
Uraian
|
Debet
|
Kredit
|
|
30/09/09
|
 Kas
Selisih Kas
|
Rp. 40.000,-
|
 Rp. 40.000,- |
Kas Selisih Kas
 |
 |
30/7 Rp.
18.850.000,- 30/7
Rp. 40.000
30/7
Rp. 40.000,-
2. Saldo
kas bank pada tanggal 31 Agustus 2009 Rp. 12.788.000,- tetapi jumlah uang kas
sebenarnya Rp. 12.688.000,- setelah diteliti tidak ditemukan sebabnya :
|
Tanggal
|
Uraian
|
Debet
|
Kredit
|
|
31/08/09
|
Selisih Kas
Kas
|
 Rp. 100.000 |
Rp. 100.000
|
Kas Selisih
Kas
 |
 |
31/09 12.788.000 31/8
100.000 31/8
100.000
Sebelum kita mengelola dokumen
penerimaan/pengeluaran kas terlebih dahulu kita menentukan sistem penerimaan
kas yang kita tetapkan pada suatu perusahaan agar kita dapat melakukan
pengendalian intern dalam perusahaan kita.
Sistem penerimaan kas pada dasarnya dapat dibedakan atas :
1.
Sistem
penerimaan kas dari penjualan tunai :
a. Penerimaan
kas dari over the counther sales
b. Penerimaan
kas dari Cash on Delivery Sales ( COD Sales )
c. Penerimaan
kas dari Credit Card Sales
2. Sistem
penerimaan kas dari Piutang
a. Penerimaan
kas melalui penagihan perusahaan
b. Penerimaan
kas melalui Pos
c. Penerimaan
kas melalui Lock box Collection Plan
Untuk pengelolaan penerimaan kas ini kita akan membahas sistem penerimaan
kas dari piutang melalui penagihan perusahaan.
Fungsi yang terkait dalam sistem penerimaan kas dari puitang adalah :
1. Fungsi
sekretariat
2. Fungsi
penagihan
3. Fungsi
kas
4. Fungsi
akuntansi
5. Fungsi
pemeriksaan intern
Fungsi sekretariat :
Bertanggung jawab dalam
penerimaan cek, surat pemberitahuan melalui pos dan para debitur perusahaan,
membuat daftar surat pemberitahuan atas dasar surat pemberitahuan yang diterima
bersama cek dari para debitur.
Fungsi penagihan
Bertanggungjawab melakukan penagihan
kepada para debitur berdasarkan daftar piutang yang dibuat oleh fungsi
akuntansi.
Fungsi kas
Bertanggungjawab menyetor kas yang diterima dari berbagai fungsi ( Fungsi sekretariat
dan fungsi penagihan) dan menyetor ke bank.
Fungsi Akuntansi
Bertanggungjawab dalam pencatatan penerimaan kas dari piutang ke dalam
jurnal penerimaan kas dan berkurangnya piutang kedalam kartu piutang.
Fungsi Pemeriksaan Intern
Bertanggungjawab melaksanakan penghitungan kas yang ada ditangan fungsi kas
secara periodik, melakukan rekonsiliasi bank, untuk mengecek ketelitian catatan
kas yang diselenggarakan fungsi akuntansi
Dokumen yang digunakan
Dokumen yang digunakan dalam sistem penerimaan kas dari piutang adalah :
1. Surat
pemberitahuan
2. Daftar
surat pemberitahuan
3. Bukti
setor bank
4. Kwitansi
Dokumen Pengeluaran Kas
Dalam pengeluaran kas pada
pokoknya ada dua sistem akuntansi yang sangat memegang peranan penting yaitu
sistem akuntansi pengeluaran kas dengan cek dan sistem pengeluaran kas dengan
uang tunai melalui sistem dana kas kecil. Untuk sistem dana kas kecil sudah
kita bahas pada modul sebelumnya dan pada kegiatan ini kita hanya akan membahas
sistem akuntansi pengeluaran kas dengan cek.
Pengeluaran kas dengan cek memerlukan dokumen-dokumen :
1. Bukti
kas keluar
2. Cek
3. Permintaan
cek
Contoh : Cek
|
Contoh : Bukti
Kas Keluar
|
Agar
dokumen-dokumen diatas dapat kita kelola dengan baik dan benar maka kita harus
melakukan prosedur kerja sesuai dengan fungsi-
fungsi yang
terkait, adapun fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi pengeluaran kas
dengan cek adalah :
1.
Fungsi yang memerlukan pengeluaran kas
2.
Fungsi kas
3.
Fungsi akuntansi
4.
Fungsi pemeriksa Intern
Fungsi yang
memerlukan pengeluaran kas
Bertanggung
jawab menampung suatu fungsi yang memerlukan pengeluaran kas fungsi yang
bersangkutan mengajukan permintaan cek kepada fungsi akuntansi. Permintaan cek
ini harus mendapatkan persetujuan dari kepala fungsi yang bersangkutan. Jika
perusahaan menggunakan Voucher payable system. Bagian utang membuat kas keluar
( Voucher ) untuk bagian kasa mengisi cek sejumlah permintaan yang diajukan
oleh fungsi yang memerlukan pengeluaran.
Fungsi Kas
Bertanggungjawab
mengisi cek, meminta otorisasi atas cek dan mengirim cek kepada kreditur via
pos atau langsung kepada kreditur.
Fungsi
akuntansi
Bertanggungjawab
atas :
1.
Pencatatan
pengeluaran kas yang menyangkut biaya dan persediaan. Fungsi ini
berada dibagian kartu persediaan dan bagian kartu biaya.
berada dibagian kartu persediaan dan bagian kartu biaya.
2. Pencatatan transaksi pengeluaran kas dalam
jurnal pengeluaran kas atau
register cek. Fungsi ini di bagian jurnal.
register cek. Fungsi ini di bagian jurnal.
3. Pembuatan
bukti kas keluar yang memberi otorisasi kepada fungsi kas dalam
mengeluarkan cek, juga berfungsi melakukan verifikasi kelengkapan dan
keabsahan dokumen pendukung sebagai dasar pembuat kas keluar. Fungsi ini dibagian
utang.
mengeluarkan cek, juga berfungsi melakukan verifikasi kelengkapan dan
keabsahan dokumen pendukung sebagai dasar pembuat kas keluar. Fungsi ini dibagian
utang.
Fungsi
Pemeriksa Intern
Bertanggung
jawab melakukan perhitungan kas secara periodik dan mencocokkan hasil
perhitungan saldo kas menurut catatan akuntansi, juga melakukan pemeriksaan
secara mendadak terhadap saldo kas di tangan dan membuat rekonsiliasi bank
secara periodik.
Catatan
akuntansi yang digunakan.
Catatan
akuntansi yang digunakan dalam akuntansi pengeluaran kas dengan cek adalah :
1.
Jurnal pengeluaran kas ( Cash disbursement
Journal )
2.
Register cek ( Chek register )
Sistem
akuntansi dalam pengelolaan penmgeluaran kas dapat dibedakan :
1.
Sistem
akuntansi pengeluaran kas dengan cek myang tidak memerlukan permintaan
cek
:
a.
Prosedur pembuatan bukti kas keluar
b.
Prosedur pembayaran kas
c.
Prosedur pencatatan pengeluaran kas
2.
Sistem akuntansi pengeluaran kas yang memerlukan
permintaan cek
a.
Prosedur permintaan cek
b.
Prosedur pembuatan bukti kas keluar
c.
Prosedur pembayaran kas
d.
Prosedur pencatatan pengeluaran kas
No comments:
Post a Comment